Vrijdag was het weer een vruchtbare dag waarin het nut van "fluffy zweverige" dingen zoals "purpose" en "values" duidelijk en concreet werden voor het team. We zijn al een tijdje samen aan de slag om grip te krijgen op de druk van de dag. Dat er tijdens die periode regelmatig een wissel van de wacht was op directieniveau en dat er binnen het team ongeveer 1 op 3 nieuw is maakte de urgentie des te groter, maar de opdracht daarom niet eenvoudiger. Dat het bedrijf zelf in onzekere tijden zit door de Covid-crisis, maar zeker ook door de oorlog in Oekraïne heeft een gigantische invloed op de beleidsvoering en het wel/niet nemen van beslissen of stellen van prioriteiten. Veel variabelen en een donkere schaduw op de weg voorwaarts. We hebben de supportickets en projectaanvragen even gelaten voor wat ze zijn en met het team zijn we eerst elk individueel in onze eigen persoonlijke kernwaarden gedoken. Daar was al wat individueel voorbereidend werk gedaan. Binnen het team stelden we elk onze eigen waarden voor en we koppelden dit ook aan ons gedrag. Hoe reageren we als we werk volgens die waarde(n) kunnen doen? Hoe reageren we als we geconfronteerd worden met gedrag dat indruist tegen onze waarden? Wat vinden we een sterke waarde bij onze collega's en zien we dit ook vertaald in hun gedrag naar ons toe? Zien mijn collega's mijn eigen waarden in mijn gedrag dat ik toon op de werkvloer?
Allemaal vragen die wel wat vertrouwen vragen om hier eerlijk op te antwoorden in groep. Het siert het team dat het vertrouwen er snel was en het deed me deugd dat zelfs de meer zwijgzamen van de groep het woord namen en dat de rest van de groep ook naar hen luisterden.
Het was geen samenzijn met lofzang en bewierroking. Er werden ook wel hete hangijzers aangehaald die een goede samenwerking in de weg stonden. Maar door deze uit te spreken en op een respectvolle manier de aangehaalde incidenten ook vanuit de ander zijn standpunt te bekijken ontstond er een verstandhouding van wederzijds begrip. Discussiepunten en meningsverschillen werden gebruikt om elkaar beter te begrijpen, niet om eigen gelijk te halen. Deze groep van collega's was niet enkel in titel, maar ook in gedrag een hecht team aan het worden. Sterk werk!
Vanuit onze persoonlijke waarden hebben we vervolgens een top 5 van waarden samengesteld die we als rode draad willen gebruiken in de werking van onze afdeling. We hadden hier kunnen stoppen om dan wat affiches af te printen die we ophangen op de WC, maar dat zou zonde zijn van de oefening (en het papier). We gingen dus wat verder.
Vanuit de waarden gingen we kijken naar de activiteiten waarvoor de afdeling verantwoordelijk is. Dat zijn er heel wat, maar high level zijn deze samen te vatten onder gebruikersondersteuning, projecten en innovatie. Volgende stap was om de belangrijkste activiteiten onder het vergrootglas te leggen. We gingen na of we dit - volgens ons - vandaag goed deden of niet. We gingen ook na op welke manier onze waarden zichtbaar zouden kunnen zijn in de uitvoering van onze activiteiten, zonder dat dit de efficiënte uitvoering in de weg staat.
Door de dagdagelijkse taken op die manier te benaderen maakten we als team al snel "de klik" om een aantal zaken anders aan te pakken. Dit was geen verandering die moest opgelegd worden van bovenaf (als die noodzaak al überhaupt zou herkend worden van bovenaf, we zitten immers in het detail van de uitvoering), dit is een logische gezamenlijke beslissing, of nog beter: een evidentie.
We stonden nu dus op een punt waarin we van een 'afdeling' naar een 'team' waren gegroeid, waar we onze betrokkenheid bij de job versterkt hadden door onze eigen waarden een onderdeel te maken van de waarden van de afdeling. Vervolgens zijn we ons werk en ons gedrag gaan analyseren om te zien in hoeverre we onze waarden ook uitdragen in de job.
Doorheen de workshop werd het gevoel van "samen vooruit" telkens sterker en sterker. Het gebeurt zelden dat iedereen vanaf dag één 100% aan boord is. Hier was dit dus wel zo wat maakte dat we nog een stap verder konden gaan op deze eerste dag. We hebben een sterk teamgevoel, we weten wat belangrijk is voor de ander en wat niet, we weten wat belangrijk is voor ons als team en we willen de dingen beter doen.
Voor een aantal van de belangrijkste activiteiten hebben we onderzocht in hoeverre we gedragsregels een meetbaar onderdeel kunnen maken van de uitvoering. Als we met deze vraag gestart waren aan de workshop, dan was er waarschijnlijk niet veel uitgekomen. Op dit ogenblik was het echter zeer duidelijk en de voorbeelden van meetbaar gedrag waren ontelbaar. Samen zijn we dan gaan snoeien om tot een top5 van activiteiten te komen die we konden beoordelen op gedrag én waarbij die meetpunten ook rechtstreeks gekoppeld waren aan de kwaliteit van de uitvoering van de activiteiten.
Wat was de uitkomst van deze eerste dag:
van afdeling naar team
sterk verhoogde betrokkenheid bij de job
als één man achter waardegedreven KPI's
een goed gevoel, hard gewerkt en goed gelachen
spontaan terraske met het hele team
Nu nog affiches drukken om op de WC te hangen. En uitkijken naar dag 2!