In mei 2016 zijn we verhuisd. ‘We’ dat ben ikzelf en een 10tal collega’s van de IT-afdeling bij Willemen. Onze zorgen met betrekking tot de verhuis waren niet bijster groot:
Is er Wifi?
Wifi is er.
Is er koffie?
Koffie is er ook. Alhoewel, hier is nog wat discussie over want de ene koffie is de andere niet. :-)
In de daaropvolgende weken kregen we nieuwe huisgenoten. Vanuit de verschillende bedrijven binnen onze groep kwamen collega’s vanuit de business mee aan de kar van het transformatieprogramma trekken.
Wifi?
Check!
Koffie?
Check!
Printer?
Euh...
Printer? Daar hadden we niet aan gedacht. Correctie; daar hadden we wel aan gedacht, maar wat is een betere manier om paperless te gaan dan gewoon geen printer te voorzien? Geen printer dus.
Vandaag zijn we ongeveer 10 maanden verder en nog steeds staat er geen printer. De eerste weken was even wennen, maar je wordt uitgedaagd om beter de mogelijkheden van je digitale tools te gebruiken. En na verloop van tijd stel je vast dat je echt wel zonder die printer kan. Dat het je ook geen enkele moeite kost om zonder printer verder te gaan. Dat je zelfs méér kan door je informatie niet vast te zetten in een papieren container.
Een degelijke notebook met een handige tool als OneNote maakt veel goed, of maakt veel nog beter. Door digitaal informatie te capteren en op één plaats te bewaren en van daaruit te delen behoud je slechts één versie van de waarheid. Bij ons op de werkvloer zijn we allemaal OneNote-adepten geworden. En leve de cloud om altijd overal aan onze bestanden te kunnen.
"Mijn werkplek is waar mijn wifi straalt."
Maar soms komt er nog eens papier binnen. Soms zijn er onverlaten die een papieren brochure of een afgeprint rapport meebrengen. Of zoals Colonel Kurtz zou zeggen: “The Horror! The horror!”.
Ook daar hadden we aan gedacht. Er is een scanner op het netwerk voorzien met een documentfeeder voor grotere volumes. In de praktijk wordt die scanner nauwelijks gebruikt. How come?
Één antwoord: Office Lens. Een handige app die je toelaat om snel een whiteboard of een document te fotograferen en te bewaren waar je het wil. Ook rechtstreeks naar OneNote. En van daaruit werk je gewoon verder. En dat papier dat iemand heeft meegebracht? Daarvoor hebben we een efficiënte oplossing: een shredder.
Waar we een half jaar geleden soms nog een printer nodig hadden (of dachten dat we een printer nodig hadden) zijn we het vandaag al een tijdje gewoon om zonder printer te werken. Zodanig gewoon dat we er niet meer bij stil staan. Paperless is the new normal.
Ik krijg wel eens de vraag hoe we “paperless werken” geïntroduceerd hebben. Hoe we die verandering hebben aangepakt...
Één tip: niet proberen, gewoon doen!